تهیه گزارشات روزانه، هفتگی و ماهانه بخشی از فرآیند مستندسازی پروژه محسوب می‌شود. مستندسازی پروژه به شما اطمینان می‌دهد که تمامی داده‌ها و اطلاعات پروژه به‌درستی جمع‌آوری و مدون شده‌اند. این اسناد می‌تواند به تحلیل فرآیند تصمیم‌گیری و نقاط قوت و ضعف فرآیندهای مدیریتی نیز کمک کند. این گزارشات همچنین ابزاری مفید برای ارائه اطلاعاتی از میزان کارکرد و وضعیت پیشرفت پروژه به دستگاه نظارت مشاور و کارفرما هستند. این گزارشات می‌توانند به بهبود مستمر پروژه‌ها نیز کمک کنند.
گزارشات روزانه باید اطلاعات کلی پروژه از جمله نام پیمانکار، مشاور، کارفرما، تاریخ گزارش، ساعت کاری، شرایط جوی، شرح عملیات انجام‌شده، موانع و مشکلات، تعداد نیروی انسانی، میزان مصالح مصرفی، تعداد و نوع تجهیزات موجود در پروژه باشد. این گزارشات توسط دستگاه نظارت بررسی و به تایید می‌رسند.
در بسیاری از پروژه‌ها اهمیت گزارشات روزانه نادیده گرفته می‌شوند. اما با استفاده از این گزارشات است که گزارش هفتگی و ماهانه تهیه می‌شوند و البته معیاری برای مقایسه اطلاعات ارائه شده در طول پروژه و گزارشات پیشرفت پروژه برای کارفرما نیز محسوب می‌شوند. گزارش نویسی حرفه ای بخش مهمی از مدیریت پروژه و کنترل پروژه است که تاثیر بسیاری بر روند انجام پروژه می‌گذارد.
بخاطر داشته باشید که اطلاعات ثبت‌شده در این گزارشات می‌تواند مرجعی قابل استناد برای تعیین سهم هر یک از طرفین در بحث تاخیرات پروژه باشد. پس اهمیت تهیه اصولی و دقیق آن‌ها بیش از پیش نمایان خواهد شد.